Правила именования файлов: рекомендации, примеры и шаблоны

Выберите поля, по которым действительно находите файлы: тему, клиента, тип документа, дату или исходный идентификатор. Поставьте первым поле, по которому удобнее группировать файлы. Не добавляйте данные, которые нельзя надёжно получить.

Если имя начинается с даты, список файлов сортируется по времени. Если с клиента — файлы группируются по клиентам. Ни один вариант не заменяет структуру папок или поиск. Выбирайте порядок, удобный для вашего способа просмотра.

Дата создания скачанного счёта может совпадать с датой скачивания. Не называйте такое поле «Дата счёта». Если инструкция запрашивает дату из документа, уточните, какую именно и что вернуть при её отсутствии.

Дата в формате ISO YYYY-MM-DD сортируется в календарном порядке. Но одной даты недостаточно, чтобы различать несколько версий, созданных в один день.

Имена с пробелами удобно читать на компьютере. Дефисы могут быть полезны для файлов, имена которых станут частью URL. Придерживайтесь одного правила внутри коллекции, чтобы список было легче просматривать.

Если версии важны, сохраняйте их явные обозначения. RenameClick не может определить по имени файла, какую версию вы утвердили, или гарантировать, что последнее изменение относится к правильному итоговому документу.

Сохраняйте номер камеры или идентификатор экспорта, если его использует другая система. Автоматический счётчик создаёт новую последовательность, а не сохраняет исходный идентификатор файла.

Подробнее — в статье о сохранении исходных идентификаторов.

Используйте один шаблон для каждого семейства файлов и не меняйте порядок полей внутри него. Замените заполнители на поля, по которым вы действительно ищете файлы. Имена ниже приведены для примера: ваши файлы и правила дадут другие слова.

Ставьте дату в формате ISO первой, когда важна хронологическая сортировка, и поле, по которому ищете, — когда нет. Обозначению версии место в конце, где оно не ломает сортировку. Подчёркивания разделяют поля, дефисы соединяют слова внутри одного поля.

$date{YYYY-MM-DD}_$slugcase{$1}
$exif{date}_$slugcase{$1}
$date{YYYY-MM-DD}_$oldName

Первый шаблон добавляет перед сгенерированным описанием дату создания файла, второй — дату съёмки из EXIF, а третий сохраняет исходное имя после даты. Имена из полей — поставщик, тип документа, номер — берутся из текста документа, поэтому такую структуру описывайте в Custom Instructions: шаблоны формата не читают содержимое документа.

• final_v2_FINAL.docx: версия неоднозначна. Используйте одно обозначение версии в конце или пусть версию задаёт дата.
• 03-04-2026_invoice.pdf: за пределами вашего региона день и месяц легко перепутать. Используйте YYYY-MM-DD.
• Document1.pdf, IMG_4471.jpg, Scan_0021.pdf: вне своей папки имя ни о чём не говорит. Добавьте тему и одно идентифицирующее поле.
• Invoice (copy) (1).pdf: копии прячутся за счётчиками. Решите, нужен ли дубликат, прежде чем его переименовывать.
• Разные разделители и регистр в одном архиве: правило помогает, только когда ему следует каждый файл того же семейства.
• Имена длиннее, чем помещается в списке файлов: держите поле для поиска ближе к началу, чтобы оно оставалось видимым при обрезке имени.

В Windows избегайте зарезервированных символов < > : " / \ | ? * и зарезервированных имён устройств. Отдельно проверьте требования сервиса синхронизации или веб-сервера, через которые проходят файлы: у локального имени файла и публичного URL разные правила.

Со встроенными инструкциями переименования используйте Format, чтобы задать порядок описания и метаданных. Ниже приведены шаблоны для ввода, а не результаты обработки файлов:

$date{YYYY-MM-DD}_$1
$oldName_$1
$slugcase{$1}

Первый шаблон использует дату создания файла. Второй сохраняет исходное имя без расширения. Slug Case переводит описание в нижний регистр и разделяет слова дефисами; $lower{$1} меняет регистр, но оставляет пробелы.

Для полей, извлекаемых из содержимого документа, выберите Custom Instructions и опишите там правило целиком. В этом режиме Format и Output Language недоступны.

Подробнее — в статье о составлении инструкции для имени из полей документа.

Подробности — в the format syntax reference.

Просмотрите предложенные имена: нет ли пропущенных полей, повторяющихся разделителей, обрезанных описаний или конфликтующих идентификаторов. Для одинаковых правок используйте Find & Replace либо измените настройки и повторите обработку.

Применяйте изменения к выбранным файлам, когда имена вас устраивают. Запишите правила для тех, кто будет называть связанные файлы вручную.

Сохраняйте собственные форматы и инструкции как профили. Export Settings переносит поддерживаемые настройки и профили, в том числе настройки категоризации. Модели, секретные API-ключи, лицензии и история операций с файлами не переносятся.

На другом компьютере установите нужные компоненты и заново укажите локальные пути. Импорт заменяет включённые в него настройки, поэтому сначала проверьте, что именно вы импортируете.

Подробнее — в справке об settings export and import.